Software Contable en Costa Rica

Los avances tecnológicos en el área contable se han convertido en el aliado de las empresas para simplificar el control y análisis de su información financiera, facilitándoles la toma de decisiones estratégicas.

Llevar la contabilidad de tu negocio de forma manual o análoga es un proceso que actualmente se concibe como engorroso y repetitivo.

Es por eso que, implementar una solución de software contable asegurará que tu negocio no solo optimice en tiempo y dinero, sino que también se vuelva cada más competitivo y eficiente.

En esta guía te ofrecemos toda la información necesaria para que adquieras un software contable adaptado a las necesidades de tu empresa. 

¿Qué es un software contable? 

Un software contable es un programa que ayuda a sistematizar los datos contables y financieros de una empresa. De esta forma, podrás  gestionar las tareas diarias y facilitar la ejecución de diferentes procesos operativos tales como facturación, inventarios, impuestos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, entre otros. 

Objetivos del software contable

• Automatizar y simplificar la gestión de operaciones financieras para reducir la carga de trabajo manual.
• Minimizar los errores humanos mediante la automatización de cálculos y entradas de datos.
• Proporcionar informes y análisis precisos que faciliten decisiones estratégicas rápidas y fundamentadas.
• Asegurar un uso eficiente de los recursos financieros y reducir costos operativos.
• Permitir que la empresa se enfoque en áreas estratégicas para mejorar su posición en el mercado.
• Cumplir con normativas contables y fiscales generando informes y documentación de forma automática.
• Reaccionar rápidamente ante cambios económicos o desafíos financieros gracias a datos actualizados y accesibles.
• Consolidar datos de diversas áreas de la empresa para una visión completa y unificada de la situación financiera.

Antecedentes de los software contables

Los antecedentes de software contable trazan un largo camino de evolución que refleja cómo la humanidad ha buscado mecanismos para gestionar sus recursos económicos.

Inicialmente, prácticas rudimentarias de registro, que involucraban elementos simples como piedras o árboles, eran las técnicas predominantes en las antiguas civilizaciones para llevar cuenta de transacciones comerciales. Estas prácticas evolucionaron con la creación de la moneda y el desarrollo de la escritura, permitiendo registros más detallados y sistemas contables básicos.

Con el tiempo, y especialmente durante la Revolución Industrial, se vio la necesidad de métodos más sofisticados que la simple contabilidad manual. El surgimiento del ordenador electrónico y, posteriormente, del internet, revolucionó este campo, permitiendo el desarrollo de software contable especializado.

Ventajas y desventajas del software contable 

Gestionar la contabilidad de tu empresa desde un software trae beneficios inmediatos en la eficiencia y resultados financieros de tu empresa: 

• Podrás administrar la operación contable de forma automatizada, reduciendo posibles errores.
• Acceder a la información desde cualquier lugar con el almacenamiento de datos en la nube, dependiendo del proveedor que elijas.
• Tener los datos de tu empresa actualizados y seguros gracias a los accesos por usuario y la generación de copias de seguridad permanentes.
• Tener un panorama claro y completo del estado actual de tu negocio con disponibilidad del historial contable de tu empresa.
• Trabajar de forma colaborativa con otros departamentos mejorando la eficiencia de los procesos.
• Realizar análisis y generar informes que faciliten la toma de decisiones. 

Sin embargo, los software contables también tienen desventajas.

En primer lugar, la integración con otros productos puede ser compleja, afectando la fluidez de los procesos empresariales.

Además, suelen ser costosos y las actualizaciones pueden introducir errores en el sistema, lo cual requiere un servicio al cliente eficiente y accesible para resolver rápidamente cualquier incidencia.

¿Cómo funciona un software contable?

Entonces, la gran duda es ¿cómo funciona un software contable?

Estos sistemas permiten la entrada de datos financieros, ya sea manualmente o por importación desde otras plataformas. Una vez ingresados los datos, el software procesa cálculos automáticamente y genera informes detallados que reflejan la situación financiera actual de la empresa.

Además, estos programas ofrecen herramientas integradas para la gestión eficaz de facturas, seguimiento de gastos, conciliación bancaria y elaboración de presupuestos. 

Funciones de un software contable

Las principales funciones de un software contable son:

• Administración del libro mayor: Consulta el estado de tu negocio en tiempo real y todos los movimientos dentro del libro mayor evidenciando tus activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio.
  Cuentas por pagar: Garantiza el pago de las facturas de tus proveedores a tiempo, creando un flujo de trabajo, desde la creación, aprobación y programación, hasta la ejecución de la transacción.
  Cuentas por cobrar: Mejora la eficiencia en la cobranza, configurando la personalización de los pagos pendientes de tus clientes, el envío de la cuenta y el rastreo a los avances, asegurando la liquidez del negocio. Tendrás libertad de personalizar tus facturas designando categorías, campos y tu identidad de marca.
  Conciliaciones bancarias: Registra, confronta y analiza todos los apuntes contables de tus cuentas bancarias de forma automatizada.
  Impuestos: Gestiona las obligaciones tributarias locales, clasificando, calculando y pagando de forma automática los impuestos de acuerdo con la periodicidad establecida para evitar sanciones.
  Facturación: Podrás generar, enviar y hacer seguimiento a las facturas de tus proveedores y automatizar pagos recurrentes a través de tu cuenta bancaria para evitar retrasos en la cobranza.
  Gestión de nóminas: Configura el pago de la nómina de tu personal, envía comprobantes y cumple con la ley efectuando los pagos de prestaciones y/o impuestos gubernamentales.
  Gestión de activos fijos: Almacena en una sola plataforma el estado, ubicación, movimientos y depreciación de los activos fijos de tu negocio.
  Control de inventario: Obtén una visualización completa de tu inventario con las existencias disponibles, el coste de los productos, su depreciación en el tiempo e identifica las tendencias en las compras.
  Proyectos: Además de poder trabajar de forma colaborativa, la gestión de proyectos le ofrece a tu negocio una visualización de trabajos previos, hacer estimaciones y toma en consideración otros factores para maximizar la rentabilidad de posibles iniciativas.
  Automatización: Invierte el tiempo en tareas más estratégicas, automatizando procesos contables repetitivos como pagos, recordatorios, y registro de datos, minimizando el ingreso de datos manuales y previniendo los errores propios de la digitación.

Precios de un software contable 

A la hora de elegir un sistema de este tipo, la pregunta más común  suele ser "¿cuánto cuesta un software contable?".

El rango de precios puede empezar desde los $5 hasta los 10 $ USD e ir escalando moderadamente hasta los $1500 USD o superar los $4000 USD si se requiere un sistema más robusto e integral.

Debemos aclarar que los precios de los software contable actualmente están determinados por el número de usuarios y el tipo de pago seleccionado. Es decir, mensual o en un único pago anual. 

Aunque, generalmente los proveedores suelen ofrecen pruebas gratuitas y/o versiones gratuitas.

Algunos de ellos son: ZohoBooks, Odoo, Wave, Contamoney, Cuentica, Siigo, Contaya, Visionwin, Akaunting, entre otros. 

Tipos de software contables ¿cuáles son? 

Existen múltiples opciones en el mercado para apoyar la gestión contable de las empresas, sin embargo, cada una de ellas se diferencia por sus componentes y precios que suelen adaptarse a las empresas según su tamaño y la complejidad de sus procesos contables.  

Nivel 1: Grandes empresas 

Este tipo de empresa necesitará un software contable que ofrezca mayor cantidad de funcionalidades de las que pueda necesitar una pequeña  y mediana empresa, ya que sus procesos contables son más complejos, extensos e intervienen gran número de usuarios para hacer de la gestión de la información más efectiva. 

Tiene funcionalidades que integran los procesos de control de inventario, punto de venta y gestión de almacén. Por ejemplo: Sage 50cloud Accounting. 

Rango estimado de precios: $60 USD - $250 mensual 

Nivel 2: Medianas 

El nivel 2 busca que las medianas empresas escalen sus funcionalidades con un precio acorde a sus ingresos anuales. La plataforma ofrecerá módulos adaptados a las necesidades específicas de una empresa en crecimiento, un ejemplo de esto es Aspel COI. 

Desde ahí podrán administrar las nóminas, inventarios, controlar los gastos y realizar las conciliaciones bancarias, entre otros procesos contables, además de que podrán hacer la integración con áreas estratégicas para mejorar el relacionamiento con los clientes internos y externos. 

Rango estimado de precios: $15 USD - $50 mensual 

Nivel 3: Pequeñas empresas y microempresas 

Los software contables que entran dentro de esta categoría están dirigidos a empresas de baja complejidad con procesos empresariales simples, generalmente el programa lo maneja un solo usuario que en muchas ocasiones cuenta con poca experiencia técnica, este tipo de software suele ser genérico para cualquier tipo de industria. 

En el mercado de software de contabilidad encontrarás soluciones de diferentes precios que varían de acuerdo al número de usuarios, el proveedor y las funcionalidades disponibles, un ejemplo de esto es Quickbooks que ofrece una contabilidad desde el escritorio para empresas que subcontratan un contador por su modalidad de usuarios limitados y que quizá no tengan mucho conocimiento en el área. 

Rango estimado de precios: $1.50 USD - $15 mensuales 

A pesar de que se clasifican en tres niveles, el tiempo de implementación de un software contable dependerá de la cantidad de datos que desees cargar y si lo harás de manera manual o automática, de ahí puedes tardar desde sólo 1 hora a unos cuantos días en poner en marcha el programa. 

¿Cómo debo elegir un software contable? Consideraciones previas

Antes de elegir un software contable, revisa que cumpla con los siguientes requerimientos:

Facilidad de uso 

El software contable ideal deberá ser intuitivo, fácil de entender y de manejar. Además de que deberá ofrecerte procedimientos, guías de uso y cualquier tipo de soporte que facilite su utilización. 

Adaptabilidad y flexibilidad 

Sin importar el tamaño de tu empresa o industria, un sistema contable deberá adaptarse a las características de tu negocio en el presente y futuro. También deberá ser flexible a los cambios que te determine la normatividad vigente que rija en tu país o el contexto que te rodee. 

Generación de informes 

Un software contable deberá ofrecerte la posibilidad de generar reportes en tiempo real y detallados que den valor en la toma de decisiones. Analizado dicha información llegarás a conclusiones sobre los estados financieros y prevenir riesgos que influyan en la sostenibilidad de la empresa. 

Integración 

Deberás tener la capacidad de hacer que tu software de contabilidad se integre con otros programas a través de una API, permitiendo que los datos o funcionalidades logren interactuar y comunicarse de forma efectiva. 

Personalización 

Deberá ofrecerte la posibilidad de personalizar las funcionalidades que mejor se ajusten a tu empresa, dependiendo del número de usuarios, de los departamentos que interactúan entre sí y las necesidades de las mismas. 

Servicio de atención al cliente 

En la búsqueda de un software de contabilidad deberás tener en cuenta los canales y recursos disponibles para ofrecerte soporte técnico completo. 

Algunos ejemplos: atención técnica 24/7, chatbot, sección de preguntas y respuestas, guías de implementación, blogs, tutoriales, entre otros. 

Seguridad 

El software que adquieras deberá tener protocolos de seguridad para evitar la perdida de datos; esto incluirá la creación de usuarios, claves, restricción de permisos y además un soporte humano calificado para prevenir y solucionar riesgos. 

Escalabilidad 

Un software de contabilidad integral deberá ofrecerte la posibilidad de escalabilidad y expansión que requieras a la medida del crecimiento de tu negocio, pudiendo así agregar funciones y usuarios según veas la necesidad. 

Requisitos de instalacion de un software contable

Al considerar la implementación de un software contable, es crucial comprender los requisitos de instalación de un software contable para asegurar su funcionamiento óptimo.

Para un rendimiento mejorado, se recomienda exceder los requisitos mínimos. Los requisitos recomendados comprenden un sistema operativo Windows 7 o más reciente, procesador Core i3, 4 GB de RAM, y 10 GB de espacio en disco.

Para los sistemas basados en la nube, el espacio en disco duro es menos crítico. Se aconseja mantener la conexión LAN sobre Wifi para mejorar la confiabilidad y velocidad de las transacciones y operaciones contables.

Paso a paso para la selección e implementación de un software contable

Etapa 1: Planificación

◻ Evaluar las oportunidades de mejora de la herramienta actual.
◻ Establecer a las partes interesadas involucradas y determinar los roles de cada una en las etapas de planeación y ejecución.
◻ Definir a un líder del proyecto.
◻ Establecer un cronograma de actividades con tiempos y responsables.
◻ Revisar si se cuenta con los recursos humanos/físicos/financieros suficientes.
◻ Caracterizar al negocio por tipo de empresa y tamaño.
◻ Realizar un plan de cuentas (COA) del libro mayor de la empresa, de un periodo determinado.
◻ Búsqueda y comparación de las opciones en el mercado. 

Etapa 2: Búsqueda

◻ Si es un software contable en la nube, asegurarse de que los usuarios tengan buena conexión a internet.
◻ Si es un software local, considerar si debe comprar hardware para la implementación.
◻ Definición del número de usuarios y los permisos de cada uno.
◻ Investigar si hay empresas de tu industria que usen la plataforma.
◻ Asegurarse de que el software se adapte a las regulaciones y leyes de su país.
◻ Revisar si las actualizaciones son automáticas o manuales, y si implican un costo adicional.

◻ Verificar que el nuevo software contable tenga integración con las demás herramientas que utiliza el negocio.
◻ Identificar los canales y recursos disponibles para dar soporte y atención al cliente.
◻ Revisar si hay un periodo de prueba para interactuar con el sistema antes de efectuar la compra.

Etapa 3: Ejecución 

◻ Revisar el tiempo de implementación del software y qué procesos se verán afectados.
◻ Definir los tiempos de capacitación y el posible costo.
◻ Analizar el status de los datos por migrar y filtrar los necesarios para la operación.
◻ Importación de las bases de datos de clientes, proveedores, movimientos mensuales y demás historial de trabajo.
◻ Realizar la integración con las cuentas bancarias de la empresa.
◻ Haz las pruebas necesarias antes de salir al aire.
◻ Definir la periodicidad necesaria para el mantenimiento de la herramienta. 

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